新《會計法》修訂 | 合規會計檔案管理，助力企業安全高效發展
2024年7月11日
用友網絡科技股份有限公司 吳靜
《中華人民共和國會計法》（以下簡稱《會計法》）是我國會計工作的根本規范，在規范會計行為、提供會計信息、強化財經管理、防范風險、維護國家財經紀律和社會公眾利益、發揮市場在資源配置中的決定性作用等方面都起到了重要作用。會計檔案管理工作，則是會計工作中的重要組成部分。在本次新修訂的《會計法》中，對于會計檔案管理也進行了一定調整，由原來的“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定“，修訂為”各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。加強會計信息安全管理。會計檔案的具體管理辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定“，強調了企業對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料建立檔案和妥善保管的重要性。
面對《會計法》的最新修訂，企業會計檔案管理人員應考慮從以下幾個關鍵領域制定應對策略：
了解和遵守法規：企業應及時了解和學習新《會計法》及財政部、國家檔案局令 第79號《會計檔案管理辦法》的具體規定，確保會計檔案管理工作的合規性；
建立或更新管理制度：根據新《會計法》要求，建立或更新企業內部的會計檔案管理制度，明確檔案管理的流程和責任；
加強技術保障：加強信息技術在電子會計檔案管理中的應用，如使用加密技術、訪問控制等手段，確保檔案的安全性；
培訓員工：對財務和檔案管理人員進行培訓，提高他們對會計檔案管理的意識和能力；
定期審查和評估：定期對會計檔案的管理和保管情況進行檢查和評估，確保符合最新的法規要求；
建立應急預案：制定會計檔案丟失、損壞等情況下的應急預案，確保能夠迅速響應并采取措施減少損失；
利用專業服務：考慮利用外部專業服務，如會計信息系統供應商、檔案管理顧問等，幫助企業提升會計檔案的管理水平。
在本次的《會計法》修訂中也新增了”國家加強會計信息化建設，鼓勵依法采用現代信息技術開展會計工作，具體辦法由國務院財政部門會同有關部門制定”的條款。早在2015年，我國就通過《會計檔案管理辦法》明確“單位內部形成的電子會計資料和從外部接收的電子會計資料在滿足一定條件時，可以僅以電子形式歸檔保存“，這標志著從政策法規層面對電子會計檔案法律效力的認可。隨著新修訂的《會計法》進一步強化了對會計信息化的政策支持，加之數電票在企業日常運營中的廣泛應用，我們有理由相信，企業電子會計檔案的信息化建設已成為不可逆轉的趨勢。這一轉變不僅符合時代發展的要求，也為企業提供了更高效、更安全的會計管理手段，預示著會計行業的數字化轉型正加速進行中。用友作為《電子會計檔案管理規范》的主要承擔單位，我們建議企業應從檔案合規性保障、檔案歸檔梳理、數據標準執行、信息系統集成、制度與規范建設幾個方面去考量規劃企業的電子會計檔案信息化建設。
電子會計檔案的法律屬性，要求建設企業具備極強的電子會計檔案專業管理能力，確保電子會計資料從生成、采集、整理、保存、利用、處置的全生命周期管理符合《中華人民共合國檔案法》《電子會計檔案管理規范》等相關法律法規要求，保障電子會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。
電子會計檔案的建設核心是全面歸集保存企業經營過程中具有保存價值的會計資料，要求企業自身具備極強的業務與財務管理內控能力，在應用建設初期完成對內部財務流程與業務流程的全方位梳理，明確業務流程及相關的審核要素，歸檔的范圍、附件要求、業務管理規范等內容，保障電子會計資料的合理全面歸集。
電子會計檔案的建設涉及對企業各類信息化系統上相關會計信息的規范化、標準化處理，如：版式文件生成、元數據采集、四性檢測、元數據、數據接口等標準等，要求電子會計檔案應用建設團隊必須具備豐富電子會計檔案建設經驗，能夠依據企業實際情況給出合理建議確保項目有效落地。
電子會計檔案數據來源于不同的信息化系統，電子會計檔案建設要求將企業涉案信息化系統進行一體化集成，實現會計資料的標準化處理、線上化流轉、全業務文件關聯歸集，同時保證數據傳輸安全，確保會計資料真實、有效。
電子會計檔案屬于新興事物，在應用推動過程中存在歸檔內容變化、歸檔流程變更、管理模式改變、崗位職責變動、操作習慣改變等一系列相關問題，要求企業建立一套完善的制度和規范進行約束，保障電子會計檔案的安全性和合規性。若制度規范建設不完善或執行不嚴謹，容易給檔案的可靠性和完整性帶來了管理風險。
隨著新《會計法》的修訂和會計信息化建設的不斷推進，企業會計檔案管理正迎來新的挑戰和機遇。面對這些變化，企業必須采取積極措施，確保會計檔案的合規性、安全性和有效性。此外，電子會計檔案的信息化建設不僅是對傳統檔案管理方式的一次革新，更是企業提高運營效率、降低風險、增強競爭力的重要途徑。通過確保檔案合規性、進行檔案歸檔梳理、執行數據標準、實現信息系統集成以及建設制度與規范，企業能夠確保會計資料的真實性、完整性和可用性，同時為未來的可持續發展奠定堅實基礎。
基于用友BIP電子會計檔案產品、豐富的電子會計檔案實施交付經驗、專業的電子會計檔案專業能力及企業涉檔財務業務管理內控咨詢能力，我們希望能夠從專業的角度，結合于企業信息化管理現狀和同行業領先實踐經驗為企業提供專業的合理性建議。在新《會計法》的指引下，與企業攜手并進，不斷創新和完善會計檔案管理策略，以實現企業的長遠發展，共同開啟會計檔案管理的新篇章。
參考文獻：
1、全國人民代表大會常務委員會關于修改《中華人民共和國會計法》的決定
2、財政部、國家檔案局令 第79號《會計檔案管理辦法》
產品行業
4006-600-577
